De schadeafwikkeling begint bij de melding van de verzekerde. Vanaf dit moment wordt ook een schadedossier opgebouwd. Dit schadedossier bestaat uit twee onderdelen: een technisch dossier en een medisch dossier.

Na de intake of een melding op andere wijze, volgen in de meeste gevallen de volgende stappen:

-    onderzoeken van de arbeidsongeschiktheid;
-    machtiging voor het opvragen van medische informatie;
-    vaststellen van de medische beperkingen
-    vaststellen van het arbeidsongeschiktheidspercentage
-    vaststellen van de hoogte van de uitkering

Er vindt met name bij de langer durende schademeldingen regelmatig overleg plaats tussen de volgende personen:

-    een schadebehandelaar;-    een medisch adviseur;-    een arbeidsdeskundige;-    een jurist.

De schademelding op een AOV kan zowel telefonisch als schriftelijk gedaan worden. Bij een melding zal de schadebehandelaar vragen naar de datum van arbeidsongeschiktheid, de oorzaak, de verwachte duur enz..

Tevens wordt gevraagd of de arbeidsongeschiktheid door een (huis)arts is vastgesteld of dat de verzekerde al onder behandeling is van een (huis)arts.

Want er is volgens de voorwaarden pas sprake van ziekte of arbeidsongeschiktheid als dit door een arts is vastgesteld. De dag na vaststelling door deze arts is de eerst dag die geldt voor de bepaling van de eigenrisicotermijn.